第二講 審核準(zhǔn)備和審核方法

一.質(zhì)量體系審核的可以分為3個(gè)階段：

1）進(jìn)行審核策劃、編制年度審核計(jì)劃、年度計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃（審核組成員、做審核準(zhǔn)備、編制檢查表、確定審核準(zhǔn)則、審核時(shí)間等）。

策劃不光是質(zhì)量方面要進(jìn)行策劃，任何工作中首先都要進(jìn)行策劃。

2）實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核：到各個(gè)部門(mén)去，按準(zhǔn)備好的文件，實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核，也就是現(xiàn)場(chǎng)的評(píng)價(jià)。

現(xiàn)場(chǎng)審核的目的：尋找符合與不符合標(biāo)準(zhǔn)的證據(jù)。不管是符合的還是不符合的，都要把有關(guān)過(guò)程的證據(jù)記錄下來(lái)，如果不符合要開(kāi)具不符合報(bào)告。

只有符合標(biāo)準(zhǔn)的證據(jù)多，才能證明這個(gè)體系運(yùn)行的好。

3）要有正式的審核報(bào)告（包括總體情況、分?jǐn)?shù)情況、是否有效等）。證據(jù)要真實(shí)有效，對(duì)發(fā)現(xiàn)不符合的問(wèn)題，最后還要采取糾正，并跟蹤糾正措施的實(shí)施情況。

二. 現(xiàn)場(chǎng)審核步驟：

1）召開(kāi)首次會(huì)議：宣布審核的要求；注意事項(xiàng)；確定審核范圍；審核方法；保密（商業(yè)機(jī)密；技術(shù)機(jī)密）等；

2）現(xiàn)場(chǎng)檢查：檢閱各種文件，觀察操作等；

3）小組交流：各小組現(xiàn)場(chǎng)檢查后一定要進(jìn)行交流；

4）與受審方溝通（對(duì)外審來(lái)講）

向有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)（對(duì)內(nèi)審來(lái)講）：小組交流情況；

5）開(kāi)末次會(huì)（內(nèi)審）：把現(xiàn)場(chǎng)審核的情況要向受審核部門(mén)確認(rèn)，宣讀不符合情況，以后讓受審核部門(mén)確認(rèn)，宣讀最終結(jié)果，以后如何改，糾正措施的完成時(shí)間，對(duì)糾正措施進(jìn)行驗(yàn)證；

6）開(kāi)據(jù)正式的審核報(bào)告，下發(fā)各個(gè)受審核部門(mén)。

一般內(nèi)審糾正措施的時(shí)間不超過(guò)1個(gè)月，外審不超過(guò)2個(gè)月。

三.認(rèn)證的三個(gè)階段：

1）初次評(píng)定：評(píng)定是否符合標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到認(rèn)證注冊(cè)的目的；

2）監(jiān)督審核：保持注冊(cè)資格；

目的是能一直達(dá)到初級(jí)評(píng)定的要求，還要提高

3）復(fù)評(píng)：3年證書(shū)到期要進(jìn)行復(fù)評(píng)，審核的內(nèi)容可能比初次評(píng)定要少一些

確定審核范圍首先要明確哪些服務(wù)可以做。

四.審核組的組成：

由資格的人員組成（通過(guò)培訓(xùn)，取得內(nèi)審員的資格）；

要任命一個(gè)審核組長(zhǎng)（具有專業(yè)知識(shí)）

五. 內(nèi)審員的職責(zé)：

1.按分布范圍按審核計(jì)劃、審核準(zhǔn)則編制檢查表（簡(jiǎn)單、實(shí)用、操作性強(qiáng)）；

2.按要求到現(xiàn)場(chǎng)收集客觀證據(jù)；

3.報(bào)告審核結(jié)果；

4.配合組長(zhǎng)的工作；

5.驗(yàn)證糾正措施的有效性

六.組長(zhǎng)的職責(zé)：

1.文件的審查（整個(gè)）、外審：提審查意見(jiàn)；

2.資源的策劃、編制審核計(jì)劃（涉及的要素、涉及時(shí)間、人員、進(jìn)度等）；

3.分配任務(wù)（確定審核員的專業(yè)，注意自己不能審自己區(qū)域的工作）；

4.審核控制：按規(guī)定的時(shí)間、進(jìn)度進(jìn)行審核（除特殊情況外）；

5.協(xié)調(diào)溝通：各個(gè)內(nèi)審員和受審部門(mén)；

6.評(píng)價(jià)：在審核報(bào)告中體現(xiàn)出體系的問(wèn)題；

7.報(bào)告結(jié)果；

8.組織人員進(jìn)行跟蹤。

七.如何編制審核計(jì)劃：

審核計(jì)劃的內(nèi)容包括：

1）明確審核的目的（內(nèi)審：符合性或有效性）；

2）明確本次的審核范圍（可按部門(mén)，也可按過(guò)程）；

3）明確審核依據(jù)；

4）明確審核組成員及分工；

5）明確具體審核日期、時(shí)間；

6) 準(zhǔn)備好審核的依據(jù)

審核的依據(jù)就是審核準(zhǔn)則，內(nèi)容包括：標(biāo)準(zhǔn)、體系文件、適用的法律法規(guī)（顧客投訴）、作業(yè)指導(dǎo)文件、程序文件等。

一般內(nèi)審后進(jìn)行一次正式的管理評(píng)審，然后第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)到現(xiàn)場(chǎng)審核。

八.審核的公證文件：

審核公證文件有檢查表、9000標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)的要求等等，其中檢查表是用來(lái)評(píng)價(jià)質(zhì)量活動(dòng)的。

九.檢查表的編制

檢查表應(yīng)是留有記錄位置的表格，主要有備忘、提示性。能體現(xiàn)每個(gè)人的審核思路（是否了解這個(gè)過(guò)程的關(guān)鍵過(guò)程）或?qū)徍孙L(fēng)格。

其作用是保持審核目標(biāo)的明確性；保持審核的完整性、連續(xù)性；減少隨意性。組長(zhǎng)應(yīng)驗(yàn)證其他組員編制的檢查表是否漏了過(guò)程。檢查表的編制一般有兩種方式，一是按過(guò)程編檢查表，它的好處是避免重復(fù)，審核的深度較好，但用時(shí)間較長(zhǎng)。二是按部門(mén)編檢查表，它的好處是節(jié)省時(shí)間，但是審核的深度較差。在檢查表中審核的發(fā)現(xiàn)、抽樣、方法、審核的項(xiàng)目要在編檢查表中應(yīng)有所體現(xiàn)。編制好的檢查表不應(yīng)給受審方看。

十. 審核方法

編好檢查表后按規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行審核。發(fā)現(xiàn)有重大的偏離標(biāo)準(zhǔn)要求時(shí)，可適當(dāng)延長(zhǎng)時(shí)間。

審核通過(guò)交談、觀察、查閱各種文件和資料的方法取得客觀證據(jù)。

現(xiàn)場(chǎng)審核的主要內(nèi)容：各種會(huì)議、收集客觀證據(jù)、開(kāi)具不合格報(bào)告、提交審核報(bào)告，表格內(nèi)容包括對(duì)體系有效性的評(píng)價(jià)、有效的證據(jù)進(jìn)行概述、是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)物質(zhì)量能否達(dá)到顧客滿意。