6．2  職業健康安全管理體系文件審核檢查表

5)對受審核方的某些部門，如監測和測量部門引用的國家、地方及企業內部的相關標準對具有效性也要進行審查。

對職業健康安全管理體系其他文件(如作業指導書、操作規程、工藝卡或其他有關規程)一般是放在現場審核時審查，除非是特別重要的過程作業指導書，也可在審核準備階段調閱，熟悉過程控制內容，以備現場審核時有所準備。

3、文件審查報告或文件審查檢查表

文件審查結果較多的是利用文件審查檢查表的格式來表示，如上表6．2所示。文件審查最終應得出文件審查結淪。結論一般有三種情況即合格、合格但尚需進行修改及不合格。目前在實施中較多的是第二種即合格但需進行修改，需修改職業健康安全管理手冊及程序文件不足之處，通常要求受審核方在規定的期限完成。

2．2．5編制審核工作文件

審核工作文件一般包括：

·審核檢查表

·不符合報告表

1、審核檢查表

1)檢查表的作用

審核檢查表實際是審核員的工作文件，審核提綱或審核工作指導，其作用是：

·保持審核目標的清晰和明確。

審核員可以依據檢查表的內容進行審核，使審核員不致于偏離目標和審核主題，檢查表實際起到提示作用。

·保持審核內容的周密和完整。

審核過程是為達到審核目的而事先經過周密設計的抽樣過程，其中包括抽樣方法及抽樣數量的確定。因此，檢查表是審核員的工作提綱，使審核內容周密和完整，不致于遺漏。

·保持審核工作的節奏和連續性。

審核過程實際上是一次緊張而有節奏的活動，檢查表中詳細地寫明了審核計劃和審核程序，用以指導審核員有目的，有針對性地實施審核，保持工作有節奏和連續性。

·樹立審核員的職業形象。

作為—個審核員，特別是一名新參加工作，年輕的審核員，審核工作中如有一份經過周密設計編制的檢查表，有針對性的提出問題，抽樣有代表性，嚴格按審核程序辦事，會給受審核方樹立一個熟練，經過專業訓練的審核員的職業形象。

·作為審核記錄存檔

審核結束，檢查表、審核計劃與審核報告均作為審核記錄存入檔案備查。審核機構也可以利用若干相關的檢查表建立數據庫，以備今后為同類型的審核編制檢查表作參考。

2)檢查表的內容

檢查表的主要內容有兩個方面

·查什么(Look at)

列出審核項目的審核要點，確保審核覆蓋面的完整性，不要遺漏。

·怎么查(Look for)

確定該審核項目的審核步驟和方法，對該審核項目的抽樣方法及抽樣量的設計。

3)檢查表設計中的幾個問題

以職業健康安全管理體系標準及受審核方職業健康安全管理體系文件為依據。

·審核項目可以以部門審核為主，  以部門審核為主時應列出該部門所涉及到的主要要素(并非所有要素)的審核內容、步驟和方法。也可以以要素為主進行審核，以要素為主審核時，應列出到哪些部門去查，如何查。

·注意邏輯順序，明確審核步驟。

·抓住重點，抽樣應有代表性。

在初次進行職業健康安全管理體系審核時，多采用以部門為主的方式編制審核檢查表，其特點是工作量比較少，而且覆蓋面比較寬。

表6．3  現場審核檢查表

受審核單位：                編    號：

受審核部門：                陪同人員：

審  核  員：                審核日期：

4)檢查表使用中的問題

檢查表是審核員的工作文件，不能披露給受審核方，更不能事前通報給受審核方，以使其有針對性的作好準備。

·檢查表最好由審核員默記，并以巧妙的方式進行提問，檢查表僅起備忘錄的作用，切忌在受審核方面前照本宣科，生硬提問，這樣作的結果，容易使受審核方感到緊張，影響取證的效果。

·檢查表對審核員來說，僅起備忘錄和提示的作用，使審核員在審核過程中不致于偏離目標和主題，但在審核過程中可能會有新的情況和新的發現，這時審核員可以在不偏離審核目標和主題的前提下，對查什么和怎么查可以適時、巧妙的調整，不要過于拘泥，但也不能拋開檢查表進行隨機應變式的審核。

如上表6．3是檢查表的格式，供參考。

表6．4  不符合報告表

2、不符合報告表

為了審核工作的方便，除編制檢查表用以指導現場查證工作，使其按預先設定的審核目標，有序地實施查證工作。當查證工作中發現體系實施不符合標準要求時，應填寫不符合報告。

其中包括：

·不符合事實的描述：

·不符合職業健康安全管理體系標準哪一條款要求；

·不符合性質。

其格式如上表6．4所示

檢查表和不符合報告的格式沒有統一的要求，各審核認證機構可以結合審核工作中的經驗自行設計，其目的是引用這些工作文件能協助審核員有效地實施現場查證，檢查表等工作文件，僅是審核員的一個工具。