職業健康安全管理體系是系統化、結構化、程序化的管理體系，是遵循PDCA管理模式并以文件支持的管理制度和管理辦法。職業健康安全管理體系文件對企業來說就是實施安全生產管理工作的一套具有法規性的文件，必須遵照執行；原則就是：

標準要求的要寫到；

文件寫到的要做到；

認真做到要有效、要有記錄。

其目的就是使企業的安全生產管理工作，從人治變為法治，從職責不清到有章可循，嚴格按程序辦事。

6．1編寫職業健康安全管理體系文件的原則

職業健康安全管理體系文件的編寫應考慮以下幾點原則：

1、要符合職業健康安全管理體系標準條款的要求

職業健康安全管理體系標準是提供給組織編寫職業健康安全管理體系文件的依據。組織應按標準條款的要求編寫職業健康安全管理體系文件。應做到標準條款要求的在組織職業健康安全管理體系文件中要寫到，這就是審核中所要求的符合性，要做到組織的職業健康安全管理體系文件符合標準條款的要求。

2、要結合組織活動、產品或服務的特點

職業健康安全管理體系標準是給組織建立職業健康安全管理體系提供了一個規范及使用指南，是適用于任何類型與規模的組織；適用于各種地理、文化和社會條件。而作為實施職業健康安全管理體系的組織則是千差萬別，因此在進行職業健康安全管理體系編制文件時，應密切結合組織活動、產品或服務的特點，充分反映出組織的安全生產現狀及管理現狀。因為職業健康安全管理體系標準只對組織實施職業健康安全管理體系提出了基本要求，也就是提出了應該做什么，但如何做并沒提出具體要求，它是個管理體系標準，只對安全生產管理工作提出了要求，而沒提出什么技術要求和技術標準。這就需要組織根據自身的安全問題及安全生產管理當中的問題來策劃、實施建立職業健康安全管理體系，并且在職業健康安全管理體系文件中應充分體現這個特點，切忌體系文件的一般化。

3、要努力做到管理體系文件的一體化

依據職業健康安全管理體系標準所建立的職業健康安全管理體系應是組織全面管理體系的一個組成部分，利用職業健康安全管理體系文件來規范企業的安全生產行為，改善企業的安全生產績效。職業健康安全管理體系標準與ISO9000質量體系標準及ISO14000環境管理體系標準遵循共同的管理體系的原則，組織可選取一個與ISO9000相符的現行質量管理體系或ISO14000相符的現行環境管理體系，作為其職業健康安全管理體系的基礎，不必撇開組織現行的管理體系要素而單獨確定。在一些情況下，可對組織現行管理體系要素加以修改，使之適合職業健康安全管理體系標準條款的要求。

組織管理體系文件的有機結合，逐步形成管理體系文件一體化的管理是當前建立組織職業健康安全管理體系文件中急待解決的課題。應該看到，任何一個企業，不論是歷史悠久還是新建立的企業不論是國有企業還是民辦企業，不論是獨資企業還是合資企業，在其經營過程中即已建立有一套適合于本組織活動、產品或服務特點，并行之有效的管理體系、管理制度和管理方法。對推動企業的經濟發展都發揮了積極的作用。我國的很多企業均已通過了ISO9001(9002，9003)質量保證與質量管理體系的第三方審核認證，都已在組織原有管理體系的基礎上用國際標準更進一步規范了組織的質量行為，改善了組織的質量績效。而依據職業健康安全管理體系標準的目的，同樣是參照國際標準來規范組織的安全生產行為，改善組織的安全生產績效。目的相同，手段均是國際上推出的管理標準來規范組織的管理行為，使組織的管理工作更加系統化、結構化和程序化。因此，組織在編制職業健康安全管理體系文件時，應密切與組織原有的管理體系、質量保證與質量管理體系或環境管理體系中的管理制度、管理程序相協調，避免相互間矛盾和不協調的地方。但也應看到，管理體系各要素的應用會因為不同目的和不同相關方而有所差異，質量管理體系針對的是顧客需求，環境管理體系則服務于眾多相關方和社會對環境保護不斷發展的需求，而職業健康安全管理體系則是為維護企業員工安全及健康的需求。因此，不同的管理體系其管理要素的構成上有所差異，但其中有些管理要素的基本要求是相同的，在編制程序文件時應給予充分的協調。

6．2職業健康安全管理體系文件結構

職業健康安全管理體系標準中并未對職業健康安全管理體系文件的結構提出具體要求，但依據ISO9001質量管理體系文件及我國職業健康安全管理體系試點企業的經驗，一般也可把職業健康安全管理體系文件結構分成三個層次，如圖5．9所示。

·職業健康安全管理手冊

·職業健康安全管理體系程序文件

·職業健康安全管理體系其他文件(作業指導書、操作規程、工藝卡及其他有關規程)由于職業健康安全管理體系文件是由多層次和多文件所組成的文件結構,共同描述組織活動、產品或服務全過程中的管理活動，為使其有效實施。編制企業管理體系文件應提出以下幾點要求。

1、文件的系統性

職業健康安全管理體系是由多個管理要素共同構成的有機整體，是由系統化、結構化和程序化的文件所組成。每一個程序文件是描述管理要素中一個在邏輯上獨立的或一組相關的活動，從規范織織的安全生產行為，不斷改進組織的安全生產績效為出發點，按標準的要求，對構成組織職業健康安全管理體系的管理要素中的活動作了明確規定。對這些描述管理要素活動的文件要做到：

·職業健康安全管理手冊、職業健康安全管理體系程序文件以及職業健康安全管理體系其他文件(作業指導書、操作規程、工藝卡及其他有關規程)之間應層次清楚，接口明確；

·職業健康安全管理體系程序文件是規范組織安全生產行為、改善組織安全生產績效的關鍵性管理文件，應分工合理、職責明確、要求具體；

·職業健康安全管理體系其他文件作業指導書、操作規程、工藝卡及其他有關規程)是有效實施職業安全與衛生管理體系程序文件的具有可操作性、可檢查性的支撐性文件，應有針對崗位職責明確、技術要求具體，并有相應的自檢內容。

2、文件的法規性

職業健康安全管理體系標準中職業健康安全方針管理要素中明確規定了：組織對持續改進的承諾；對遵守有關安全生產法律、法規和組織應遵守的其他要求的承諾。依據標準條款所建立的職業健康安全管理體系和所編制的職業健康安全管理體系文件就是組織向社會公開承諾的具體體現；是組織實施職業健康安全管理體系的法律依據，而職業健康安全管理體系文件對于規范組織的職業健康安全行為，改善組織的職業健康安全績效，加強職業健康安全管理就是具有法規性的管理文件，必須遵照執行。

3、文件的不斷完善性

依據職業健康安全管理體系標準所建立的職業健康安全管理體系是個動態發展，不斷完善的職業健康安全管理體系；依據查理斯·戴明(ChailesDemiry)提出的PDCA運行模式定期進行管理評審不斷地改進，以確保職業健康安全管理體系的適應性、充分性和有效性。逐步地完善職業健康安全管理體系，使之形成一個具有自我約束、自我調節、自我完善的運行機制。