職業(yè)健康安全管理體系是系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化、程序化的管理體系，是遵循PDCA管理模式并以文件支持的管理制度和管理辦法。職業(yè)健康安全管理體系文件對企業(yè)來說就是實施安全生產(chǎn)管理工作的一套具有法規(guī)性的文件，必須遵照執(zhí)行；原則就是：

標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到；

文件寫到的要做到；

認真做到要有效、要有記錄。

其目的就是使企業(yè)的安全生產(chǎn)管理工作，從人治變?yōu)榉ㄖ危瑥穆氊?zé)不清到有章可循，嚴(yán)格按程序辦事。

6．1編寫職業(yè)健康安全管理體系文件的原則

職業(yè)健康安全管理體系文件的編寫應(yīng)考慮以下幾點原則：

1、要符合職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款的要求

職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)是提供給組織編寫職業(yè)健康安全管理體系文件的依據(jù)。組織應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)條款的要求編寫職業(yè)健康安全管理體系文件。應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)條款要求的在組織職業(yè)健康安全管理體系文件中要寫到，這就是審核中所要求的符合性，要做到組織的職業(yè)健康安全管理體系文件符合標(biāo)準(zhǔn)條款的要求。

2、要結(jié)合組織活動、產(chǎn)品或服務(wù)的特點

職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)是給組織建立職業(yè)健康安全管理體系提供了一個規(guī)范及使用指南，是適用于任何類型與規(guī)模的組織；適用于各種地理、文化和社會條件。而作為實施職業(yè)健康安全管理體系的組織則是千差萬別，因此在進行職業(yè)健康安全管理體系編制文件時，應(yīng)密切結(jié)合組織活動、產(chǎn)品或服務(wù)的特點，充分反映出組織的安全生產(chǎn)現(xiàn)狀及管理現(xiàn)狀。因為職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)只對組織實施職業(yè)健康安全管理體系提出了基本要求，也就是提出了應(yīng)該做什么，但如何做并沒提出具體要求，它是個管理體系標(biāo)準(zhǔn)，只對安全生產(chǎn)管理工作提出了要求，而沒提出什么技術(shù)要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。這就需要組織根據(jù)自身的安全問題及安全生產(chǎn)管理當(dāng)中的問題來策劃、實施建立職業(yè)健康安全管理體系，并且在職業(yè)健康安全管理體系文件中應(yīng)充分體現(xiàn)這個特點，切忌體系文件的一般化。

3、要努力做到管理體系文件的一體化

依據(jù)職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)所建立的職業(yè)健康安全管理體系應(yīng)是組織全面管理體系的一個組成部分，利用職業(yè)健康安全管理體系文件來規(guī)范企業(yè)的安全生產(chǎn)行為，改善企業(yè)的安全生產(chǎn)績效。職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)與ISO9000質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)及ISO14000環(huán)境管理體系標(biāo)準(zhǔn)遵循共同的管理體系的原則，組織可選取一個與ISO9000相符的現(xiàn)行質(zhì)量管理體系或ISO14000相符的現(xiàn)行環(huán)境管理體系，作為其職業(yè)健康安全管理體系的基礎(chǔ)，不必撇開組織現(xiàn)行的管理體系要素而單獨確定。在一些情況下，可對組織現(xiàn)行管理體系要素加以修改，使之適合職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款的要求。

組織管理體系文件的有機結(jié)合，逐步形成管理體系文件一體化的管理是當(dāng)前建立組織職業(yè)健康安全管理體系文件中急待解決的課題。應(yīng)該看到，任何一個企業(yè)，不論是歷史悠久還是新建立的企業(yè)不論是國有企業(yè)還是民辦企業(yè)，不論是獨資企業(yè)還是合資企業(yè)，在其經(jīng)營過程中即已建立有一套適合于本組織活動、產(chǎn)品或服務(wù)特點，并行之有效的管理體系、管理制度和管理方法。對推動企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展都發(fā)揮了積極的作用。我國的很多企業(yè)均已通過了ISO9001(9002，9003)質(zhì)量保證與質(zhì)量管理體系的第三方審核認證，都已在組織原有管理體系的基礎(chǔ)上用國際標(biāo)準(zhǔn)更進一步規(guī)范了組織的質(zhì)量行為，改善了組織的質(zhì)量績效。而依據(jù)職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)的目的，同樣是參照國際標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范組織的安全生產(chǎn)行為，改善組織的安全生產(chǎn)績效。目的相同，手段均是國際上推出的管理標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范組織的管理行為，使組織的管理工作更加系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化和程序化。因此，組織在編制職業(yè)健康安全管理體系文件時，應(yīng)密切與組織原有的管理體系、質(zhì)量保證與質(zhì)量管理體系或環(huán)境管理體系中的管理制度、管理程序相協(xié)調(diào)，避免相互間矛盾和不協(xié)調(diào)的地方。但也應(yīng)看到，管理體系各要素的應(yīng)用會因為不同目的和不同相關(guān)方而有所差異，質(zhì)量管理體系針對的是顧客需求，環(huán)境管理體系則服務(wù)于眾多相關(guān)方和社會對環(huán)境保護不斷發(fā)展的需求，而職業(yè)健康安全管理體系則是為維護企業(yè)員工安全及健康的需求。因此，不同的管理體系其管理要素的構(gòu)成上有所差異，但其中有些管理要素的基本要求是相同的，在編制程序文件時應(yīng)給予充分的協(xié)調(diào)。

6．2職業(yè)健康安全管理體系文件結(jié)構(gòu)

職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)中并未對職業(yè)健康安全管理體系文件的結(jié)構(gòu)提出具體要求，但依據(jù)ISO9001質(zhì)量管理體系文件及我國職業(yè)健康安全管理體系試點企業(yè)的經(jīng)驗，一般也可把職業(yè)健康安全管理體系文件結(jié)構(gòu)分成三個層次，如圖5．9所示。

·職業(yè)健康安全管理手冊

·職業(yè)健康安全管理體系程序文件

·職業(yè)健康安全管理體系其他文件(作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、工藝卡及其他有關(guān)規(guī)程)由于職業(yè)健康安全管理體系文件是由多層次和多文件所組成的文件結(jié)構(gòu),共同描述組織活動、產(chǎn)品或服務(wù)全過程中的管理活動，為使其有效實施。編制企業(yè)管理體系文件應(yīng)提出以下幾點要求。

1、文件的系統(tǒng)性

職業(yè)健康安全管理體系是由多個管理要素共同構(gòu)成的有機整體，是由系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化和程序化的文件所組成。每一個程序文件是描述管理要素中一個在邏輯上獨立的或一組相關(guān)的活動，從規(guī)范織織的安全生產(chǎn)行為，不斷改進組織的安全生產(chǎn)績效為出發(fā)點，按標(biāo)準(zhǔn)的要求，對構(gòu)成組織職業(yè)健康安全管理體系的管理要素中的活動作了明確規(guī)定。對這些描述管理要素活動的文件要做到：

·職業(yè)健康安全管理手冊、職業(yè)健康安全管理體系程序文件以及職業(yè)健康安全管理體系其他文件(作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、工藝卡及其他有關(guān)規(guī)程)之間應(yīng)層次清楚，接口明確；

·職業(yè)健康安全管理體系程序文件是規(guī)范組織安全生產(chǎn)行為、改善組織安全生產(chǎn)績效的關(guān)鍵性管理文件，應(yīng)分工合理、職責(zé)明確、要求具體；

·職業(yè)健康安全管理體系其他文件作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、工藝卡及其他有關(guān)規(guī)程)是有效實施職業(yè)安全與衛(wèi)生管理體系程序文件的具有可操作性、可檢查性的支撐性文件，應(yīng)有針對崗位職責(zé)明確、技術(shù)要求具體，并有相應(yīng)的自檢內(nèi)容。

2、文件的法規(guī)性

職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)中職業(yè)健康安全方針管理要素中明確規(guī)定了：組織對持續(xù)改進的承諾；對遵守有關(guān)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)和組織應(yīng)遵守的其他要求的承諾。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)條款所建立的職業(yè)健康安全管理體系和所編制的職業(yè)健康安全管理體系文件就是組織向社會公開承諾的具體體現(xiàn)；是組織實施職業(yè)健康安全管理體系的法律依據(jù)，而職業(yè)健康安全管理體系文件對于規(guī)范組織的職業(yè)健康安全行為，改善組織的職業(yè)健康安全績效，加強職業(yè)健康安全管理就是具有法規(guī)性的管理文件，必須遵照執(zhí)行。

3、文件的不斷完善性

依據(jù)職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)所建立的職業(yè)健康安全管理體系是個動態(tài)發(fā)展，不斷完善的職業(yè)健康安全管理體系；依據(jù)查理斯·戴明(ChailesDemiry)提出的PDCA運行模式定期進行管理評審不斷地改進，以確保職業(yè)健康安全管理體系的適應(yīng)性、充分性和有效性。逐步地完善職業(yè)健康安全管理體系，使之形成一個具有自我約束、自我調(diào)節(jié)、自我完善的運行機制。