對于ISO9001質量管理體系中不合格項的事實和證據內審員要做好記錄，以便于查證。不合格項的事實要得到產生不合格項部門的負責人的確認。受審核部門如果對不合格項有意見分歧，審核組應向其做出耐心的解釋，并提供相應的證據，也可以帶受審核部門的代表到產生不合格項的地方去重新查證。

經審核組討論決定，受審核部門確認的不符合項，由該審核員負責編寫不合格報告。

一、不合格報告的主要內容

1、不符合實施的描述；
2、判為不符合項的理由；
3、不符合的審核準則及時對應的條款；
4、不符合項的性質；
5、審核員和受審核部門代表的簽字。

二、編寫不合格報告時的注意事項

1、要注意準確描述不符合的事實，包括時間、事件、人物（一般不直接寫人名，而職務、工位號等）、地點；

2、力求精練，還要具有可重查性和可追溯性；具有可重查性和可追溯性就是要求將不符合事實發生的地點（車間、工段、部門）、設計的設備（設備號）、文件、記錄（文件、記錄日期與編號）、人員都描述清楚，便于重新查證。

3、判為不符合項的理由也要在事實的描述中自然帶出，要注意便于受審核方理解和采取糾正措施。

4、不符合的事實要經過受審核方的確認。

現場審核中最重要的工作是確定不符合項和編寫不符合項報告。在現場審核中，一旦發現不符合，就應編寫不符合項報告。

           (1)不符合項定義

           不符合項定義是：沒有滿足某個規定要求的項目。這里的規定要求主要有：

           ①《職業安全健康管理體系審核規范》、《職業安全健康管理體系指導意見》；

           ②用人單位的職業安全健康管理手冊、程序文件及其它相關的職業安全健康管理文件；

           ③適用于受審核方的法律、法規、標準及其它要求。

           (2)不符合項的類型

           體系在建立和實施過程中，可能出現以下幾類不符合項：

           ①體系性不符合
          
      體系文件與有關的法律、法規標準及其它要求不符。比如，建立的文件化的管理體系不完整，未涵蓋所選定的體系要素要求；文件中沒有對國家法律、法規的規定提出明確要求。

           體系性不符合的另一種表現形式是缺少一些具體內容，也就是說體系標準要求應該建立的文件化程序或作業指導書沒有建立。

           ②實施性不符合
          
      體系在實際運行過程中，有的部門、班組、崗位未按文件規定去執行。比如：某一工廠體系文件規定員工進入生產現場必須佩戴安全帽，一開始大家都遵守，但后來執行得就參差不齊了。這就是一種實施性不符合。

           ③效果性不符合
          
      體系文件按標準或其它要求作出了明確的規定要求，而實施過程中也確實多數都按規定執行了，但由于實施不夠認真或某些偶發原因而導致效果未能達到規定要求。比如，對某一裝置進行檢修，操作人員按有關規定要求進行停車、置換等—系列準備工作，但由于一些客觀因素，如氣壓不足，致使置換不徹底，結果發生意外事件。這種不符合就是效果型不符合。

           (3)不符合項的程度分類

           審核中可能發現很多不符合項，按不符合的程度分為“嚴重不符合項”和“一般不符合項”。

           ①嚴重不符合項

           出現下列情況之一，即構成嚴重不符合項：

          
      a．體系運行出現系統性失效。如某一要素、某一關鍵過程重復出現失效現象。即多次重復發生不符合現象，而又未能采取有效的糾正措施加以消除。例如，某用人單位有“危險性作業審批與管理程序”，但審核時競沒有一起完善有效的審批記錄，詢問現場人員又常有高處作業等現象，這就形成了系統性失效。
          
      b．體系運行出現區域性失效。如某一部門、要素的全面失效現象。例如，某一部門從主任到一般員工皆未按文件規定要求穿戴防護服，又如電焊機、手持電動工具均未按周期進行絕緣測試等。

      c．發生意外事件，造成人、財、物的損失。一般指發生重傷以上事故或一次多人輕傷及中毒的事故。

           ②一般不符合項

           出現下列情況之一，即構成一般不符合項：
          
      a．對滿足體系要素或體系文件的要求而言，是個別的、偶然的、孤立的、性質輕微的問題。如文件中的不嚴謹或有漏洞，現場少數的記錄不實或中斷，現場人員安全知識不全面等。

      b．對保證所審區域體系的有效性而言，是次要問題。如設備有一定缺陷，個別人員穿戴防護品不全等。

           不符合項的判斷對審核結論有決定性影響，對受審核方能通過職業安全健康管理體系認證起到關鍵性作用，因此在判定時審核員應極為謹慎。

           (4)不符合項判定原則

           ①最貼近原則

           在審核時可能有些事實找不到完全對號入座的條款，此時，應以最接近的條款為判別準則。

           ②自上而下原則
          
      在審核中，發現的事實可明確地判定為與《職業安全健康管理體系審核規范》或《職業安全健康管理體系指導意見》某條款不符的，則按《審核規范》或《指導意見》判定。如果沒有明確的規定條款，可按用人單位的職業安全健康管理手冊、程序文件、作業文件等依次對照判定。

           ③最有效原則

           當存在多種判斷時，則應向最有利于改進、最易見效果的條款處判。

           ④最關鍵原則

           當同時存在多個問題時，應以最關鍵的問題或最關鍵的客觀證據為主進行判斷。

           ⑤最直接原因原則

           有些問題應透過現象看本質，向問題產生的最直接原因處判。

           ⑥合并同類項原則

           相同或類同的輕微不符合項，可采取合并同類項的方法。

           (5)不符合項報告
          
      不符合項報告的編寫應簡單明了，說明問題。不符合項報告無固定格式，可自行設計，但必須要滿足“4C”要求，即complete（完全），correct（正確），clear（清楚），concise（簡明）。