文件內(nèi)容應(yīng)當(dāng)足夠詳盡，以便對(duì)環(huán)境管理體系及其各部分協(xié)同運(yùn)作的情況進(jìn)行充分的描述，并指示獲取關(guān)于環(huán)境管理體系某一部分運(yùn)行的更詳細(xì)信息的途徑。可將環(huán)境文件納入組織實(shí)施的其他體系文件，而不強(qiáng)求編制專門的手冊(cè)。
對(duì)于不同的組織，環(huán)境管理體系文件的多少可能由于它們?cè)谝韵路矫娴牟顒e而各不相同：
a) 組織及其活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)的規(guī)模和類型；
b) 過(guò)程及其相互作用的復(fù)雜程度；
c) 人員的能力。
這些文件可包括：
a) 環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)；
b) 重要環(huán)境因素信息；
c) 程序；
d) 過(guò)程信息；
e) 組織機(jī)構(gòu)圖；
f) 內(nèi)、外部標(biāo)準(zhǔn)；
g) 現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急計(jì)劃；
h) 記錄。
對(duì)于程序是否形成文件，應(yīng)當(dāng)從下列方面考慮：
――不形成文件可能產(chǎn)生的后果，包括環(huán)境方面的后果；
――用來(lái)證實(shí)遵循法律和其他要求的需要；
――保證活動(dòng)一致性的需要；
――形成文件的益處，例如
――易于通過(guò)交流和培訓(xùn)進(jìn)行實(shí)施；
――易于維護(hù)和修訂；
――避免含混和偏離；
――提供證實(shí)功能和直觀性。
不是為環(huán)境管理體系所制定的文件也可以作為體系文件使用，在這種情況下應(yīng)當(dāng)指明出處。
文件控制
旨在確保組織對(duì)文件的建立和保持能夠充分適應(yīng)實(shí)施環(huán)境管理體系的需要。但組織應(yīng)將主要注意力放在對(duì)環(huán)境管理體系的有效實(shí)施及其環(huán)境表現(xiàn)（行為）上，而不應(yīng)過(guò)分追求一個(gè)繁瑣的文件控制系統(tǒng)。
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