安全程序文件
 
 

原材料/加工材料進出記錄文件

貨倉安全工作指引

 

1.0     目的：本程序的目的是確保我公司在進行產品的生產、儲存、運輸的過程中。倉庫人員遵守美國海關的 C-TPAT （海關—貿易伙伴防恐）安全指導，以便在美國以外的運輸海關結關不會推遲，或由于竊賊或恐怖分子使用以上的環節作為運送違禁物品進入美國的運輸工具。

 

2.0     范圍：本指引適用于原生產商和倉庫人員進行產品的生產、儲存或運輸。貨倉負責人對貨物裝載及外來物料的核查和驗收。

 

3.0     職責：安全經理負責貨物裝載過程及外來人員進入貨倉的監控。貨倉負責人對貨物裝載及外來物料的核查和驗收。

 

4.0     參考文件：C-TPAT 美國海關—貿易伙伴防恐安全指引。

 

5.0     程式

 

5.1.       安全培訓：所有從事貨倉工作的雇員必須接受安全教育，認知危險意識和識別內部陰謀的培訓。未經培訓或許可人員一律不得進入貨物裝卸區，進出貨倉必須接受登記。

 

5.2.       來料驗收及儲存：所有來料由貨倉部和安全經理或指定代表人核對PMC發出的《采購單》，對無貨單物料一律拒收看待。經核實后的外來物料，第一時間進入獨立的驗收報區域，并由IQC 對貨品質量的檢驗。來貨數量必須符合《采購單》或《來貨單》數量，貨物的多少貨倉部應進行相應的調查，嚴重的需向廠部或洋行舉報。禁止一切無貨單物料進入或被偷竊強取的事件發生。經IQC檢查后，合格的來料貨物應存放于合格區內，分區擺放，并附上適當標識；物料的進出應記錄于《物料儲存記錄卡》上，以便日后跟蹤追述。成品儲存倉要有專人負責管理，任何未經許可人士不得隨便進入；如有客戶或品質檢查員進行檢驗時，必須要有主管級以上人員陪同。所有貨物的儲存環境必須有防盜、防非法進入的門窗，并有管理員對物料進行調查并上報公司或客戶。

 

5.3.       貨物對外運輸

ü          成品外運時必須由貨倉人員核對運輸車司機出示的運輸通知，在符合船務部發出的指示后方能裝載貨物。船務指示包括《出貨通知書》、《托運單》、柜紙等。

ü          一般物料、半成品對外的運輸需憑PMC或船務部出具的通知進行裝載。

ü          所有貨車、集裝箱在裝載物前必須接受例行的車箱檢查并清潔干凈。如發現車門關不嚴或車箱破爛的應向貨倉負責人提出，不可接受該類車箱進行貨物裝載。

ü          在裝載區域內進行貨物裝載時，需由安全經理或代表人進行監控，未經許可人員或車輛不得進入該區域內。

ü          在裝載區域內進行貨物裝載時，需由安全經理或代表人進行監控，未經許可人員或車輛不得進入該區域內。

ü          貨物在裝載好后應由貨倉負責人負責檢查該車輛裝載貨物數量合格后再即時上鎖，并由安全人員確認，司機在領取貨倉開出的運輸或報單后即可將貨物運送出廠。

ü          如對裝載貨物的車箱使用一次性封條的，應于運輸單上填寫封條號碼，讓收貨方對裝載車輛進行檢驗是否在運輸過程中被篡改過，如發現被篡改過應雙方都有責任對此展開調查，結果需向廠部及客戶申報。

 

反偷竊程序

 

1.0     目的：本程序的目的是為了加強公司內的物理安全和管理制度，有效地防止一切偷竊活動的進行，確保公司財產的安全。

 

2.0     范圍：本程序主要適用于公司內的一切財產的儲存和管理。

 

3.0     職責：保安經理安排對進出財物的監管；各部門主任負責物料儲存安全環境的維護；物料員負責進出物料的賬面及儲存數量的核查；維修部負責公司內物理安全設施的維護及安裝。

 

4.0     程序

 

4.1     物理安全

ü          公司內的所有門窗必須具備防盜功能，大門需安裝防盜鎖，窗口加裝插銷，以防止一切非法的進入。

ü          廠區范圍內四周及裝貨、卸貨區域安裝錄像系統，監控廠區外部和貨物交收的安全活動。

ü          出入廠區只限唯一的出入口，并有保安員全日24小時進行全天候輪值看守。

ü          對高價值物品要有加強物理保護，加設牢固的鐵箱或設有“貴重物品”房進行指定擺放。

 

4.2     出入控制

ü          非本公司人員的進入必須進行相關的登記，進入廠區內由保安員負責記錄來訪者姓名、所屬公司、事由、被訪人、時間及領取的“賓客卡”編號等。

ü          所有員工不得攜帶私人物品進入生產廠區內，所有物品的外出必須服從保安員的檢查，并進行相關的資料記錄，嚴禁公司的任何物品被私人攜帶外出。

ü          加強廠區內的安全巡邏，嚴密注視廠區內無身份識別或可疑人員的盤查及記錄。

ü          有足夠的標語提醒所有員工未經許可不得進入限制區域內，如：落貨區、裝貨區、成品倉、貨物停車場等。

 

4.3    物料跟蹤

ü          倉存物料必須做好《物料儲存記錄卡》，按物料先到先出的程序進入發放，物料管理的員工需對管理范圍內的物料進行定期的檢查，如發現有物料短缺，必須即時向部門匯報，各部門視乎情節的輕重向廠部及保安部匯報，并由保安部安排調查工作。

存倉物料定期檢查記錄

  XX五金塑膠制品有限公司
 
文件名稱：貨物收發控制程序
 
文件編號：
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 日期：
 
編制：
 審核：
 
 
一、目的：制訂貨物收發制度，確保公司及客戶的資源合理使用和安全。
 
二、范圍：貨倉收發人員及采購人員。
 
三、控制程序
 
 

ü      所有物料必須由貨倉專人負責收入及發放。

ü      采購部所有采購單要第一時間派發到貨倉部。

ü      供應商所有送貨單均要注明訂單號、貨號、中文名稱、數量、重量等資料，送貨單不完整需通知供應商補充資料，傳真給貨倉人員參考后簽發貨物暫收單，正式單據后補，否則可拒收貨。

ü      貨倉人員應嚴格按照采購單數量、型號，收取貨物，超出及少數量要通知采購部負責人確定處理。

ü      貨物超出及短少部份報表在入倉手續完畢后，應將表呈交采購部跟進。

ü      倉庫負責人應將已檢驗合格物料分類擺放在相關位置并做好入倉卡及賬簿登記。

ü      不合格物料應擺放在“次品區”或“侍處理區”，由采購部聯絡供應商收回。

ü      車間物料領用必須有由部門主管審核的“領料單”。

ü      所有需外發物品必須持有統籌部指令單，否則倉庫不受理。

ü      貨倉按“領料單”內容發放車間所需物料，并做好記錄。

ü      貨物發放應循“先進先出”的次序。

貨物憑據管制程序

 

ü          本程序明確有送貨單據的開具、經手、保存等管制措施，以保證我公司出進貨物的帳目清晰、手續完善。對運輸資料或資料系統的控制以防無許可接觸，免被不法分子利用而造成盜竊或恐怖事件。

ü          本程序適用于貨倉工作人員、司機等凡接觸運貨單及運貨資料的人員。

ü          貨倉工作人員核實收發貨單據，點收或發放貨物后簽名確認，貨倉主管審核、保存原始單據交公司財務負責人。

ü          貨倉工作人員要收到相關的指令性文件資料方能進行收發貨工作，如PMC部發出的《采購單》、船務部發出的《出貨通知書》等，貨倉工作人員務必核實貨物的名稱、規格、數量等，在此過程中，一定要警惕非貨單物料的進入，在確認無誤后才可簽批。

ü          對于收發貨單據，托運成品貨單據等資料的原始單據于收發貨后次日（最好在二十四小時內）交財務部有關分管負責人。

ü          貨倉部只保存貨運單據復印件一個月，在每月月底將所有復印單據交公司存盤。對于公司的運輸資料和資料系統要嚴格保密。

收貨和運輸程序

 

目的：設立本程序以規范收貨和運輸動作來防止貨物丟失或非準許進入，滿足美國海關C-TPAT 防恐要求。

范圍：本程序適用于所有從事收貨和運輸的貨倉人員和司機以及其它相關工作人員。

職責：由貨倉主管策劃和安排貨場倉工作貨物運輸，具體運輸工作由司機人員負責。
 

收貨程序
 

ü          所有物料由貨倉部和安全經理或指定代表人核對PMC發出的《采購單》對無貨單物料一錄拒收。經核實的外來物料第一時間進入獨立的驗收區域。由IQC 對物料進行質量檢驗，結果記錄于《IQC檢查報告》。

ü          來貨數量必須符合《采購單》或《來貨單》數量，對數量不符的物料貨色部應進行相應的調查，防止一切無貨單物料的進入或被偷竊強取導致物料丟失，嚴重的需向廠部或洋行舉報。

ü          經IQC檢查后，合格的來料貨物應存放于合格區內，分區擺放，并附上適當標識；物料的進出應記錄于《物料儲存記錄卡》，以便日后跟蹤追述。

ü          所有貨物的儲存環境必須有防盜防非法進入的門窗，并有管理員對物料進行調查并上報公司或客戶。

 

《現場收貨登記表》

 

 

品名 供貨商 訂購單號 規格 單位 收貨數量 未交數量 品質狀況 備注
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
收貨員：              主管：               
 
 

貨物超重/短缺分析程序

由PMC部和貨倉部聯合對物料的短缺和過剩進行追溯、調查，根據途徑展開物料短缺調查：生產過程中的損耗、流通中的損耗和誤存、因存放時間過長而變質或超過使用周期而損毀、不明丟失。造成物料過剩應調查：訂購數量過多、不同型號物料的混入、錯以它種物料代發、取消訂單等。將調查結果詳細記錄交PMC部。產品主任和貨倉主管根據物料過剩和短缺的調查報告聯決商討處理方法，報生產經理審批，處理方法記錄于《存倉期檢查記錄》，各相關部門亦根據決定對物料作出相關處理。產品主任根據《客供物料存量記錄》，對客供物料的壞料、損耗、積存及時與客戶溝通，并協商處理方法。

 

如果發現短缺，應該按如下程序進行：海關封關報關員－運輸過程司機－IQC照相負責人－裝柜出貨負責人－成品入倉負責人等進行追查，并將追查結果報告上級處理。

REMARK（備注）                                                       編號：
 

發放部門 PMC 收貨組  成品倉  原料倉  金屬倉  贈品倉  散單倉  危險倉  廢品倉
簽名                  
 

貨物收入異動表

  日期 供應商 訂單號 貨號 貨物名稱 訂購數量 實際收入數量 多/少數量 采購審核結果 貨倉處理結果 注
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     

制表：                           主管審核：                             反恐負責：

備注： 1：此份表格所有涉及物品都要經反恐負責人審核簽名方可生效。2：造成貨物數量超額或短缺的原因需供應商書面文件解釋并專人存檔備查。